Koliko točni podaci o proizvodima (matični podaci) pridonose uspješnosti poslovanja tvrtke? U tvrtki Poslovne tehnologije, koja je razvila SyncGUIDE, sustav za upravljanje podacima o proizvodima (engl. PIM – Product Information Management), kažu da korištenje takvih sustava često značajno pridonosi većoj konkurentnosti tvrtke. Primjerice, oni proizvođači koji koriste PIM imaju mogućnost poslovanja u većem broju zemalja na više jezika, a procjene kažu i da zaposlenici troše 25% manje vremena na traženje informacija.
Riječ je o sustavu koji na jednom mjestu integrira sve podatke o proizvodima u kompaniji, bilo da se direktno unose ili povlače iz drugih softvera (ERP, CRM). To znači da će podaci biti točni i neće se duplicirati, a takvi podaci mogu se koristiti za izradu raznih materijala (izvješća, promo materijali, web shop i sl.), ali isto tako i za pouzdanu razmjenu s trgovačkim partnerima u lancu, bilo direktnom vezom između informacijskih sustava, bilo preko informacijskih posrednika ili kroz globalnu svjetsku mrežu za razmjenu podataka (GDSN).
Nažalost, u Hrvatskoj, za razliku od zemalja zapadne Europe, benefiti ovakvih sustava nisu dovoljno prepoznati, pa na tržištu ima jako puno netočnih podataka. Upravo iz tog razloga događaju se greške koje uzrokuju dodatne troškove. Čest slučaj je kada se u elektroničkim narudžbama šalju šifre proizvoda te zbog neusklađenosti podataka ista šifra proizvoda proizvođaču i trgovcu može značiti različite stvari. Primjerice, kupac je uvjeren da naručuje deset kutija, a stigne mu deset paleta istog proizvoda. To naravno povećava troškove i iziskuje povrat robe, a daljnje slanje takvih netočnih i neusklađenih podataka, samo povećava broj grešaka.
Takve i slične probleme rješava sustav za upravljanje matičnim podacima. Praktički odmah, vraćanje robe pri zaprimanju smanjuje se za 40 posto, a naručivanje artikala unaprijeđeno je za 50 posto. Time se ujedno svi u lancu profiliraju u pouzdane poslovne partnere. Očito su točni i ažurni podaci velika prednost u poslovanju.
SyncGUIDE uspješno spaja sve partnere u poslovanju, a uz primarnu zadaću, dodatni benefit korištenja ovog sustava je što time nestaju i troškovi elektroničkog prijenosa i konverzije podataka za koje kompanije plaćaju raznim providerima za svaki poslani/primljeni dokument/datoteku.