Većinu poslovne komunikacije, bile to prezentacije ili razgovori sa partnerima, mnogi smatraju dosadnim gubitkom vremena.
Geoffrey James iz CBS-ovog MoneyWatcha nabrojao je pet pravila koja će vas učiniti učinkovitim poslovnim komunikatorom. Tvrdi kako će te, držeći se tih pravila, 'ostaviti trag' bilo gdje da se nađete, dok će te se uz ignoriranje pravila izgubiti u bezličnoj gomili.
1. Budite upečatljivi - Korisnici uglavnom uopće ne slušaju i ne doživljavaju poslovne komunikatore. Zbog toga, ukoliko se želite istaknuti, morate učiniti nešto što će zapamtiti dugo nakon razgovora ili prezentacije.
2. Budite jasni - Morate točno znati koju poruku želite poslati i što je najbitnije za vaše slušatelje. Poruku kojom ćete nekoga u nešto uvjeriti, ne možete stvoriti ukoliko ne razumijete i ne shvaćate stavove i mišljenja publike.
3. Budite kratki i informativni - Prezentacija mora biti kratka i efektna. Publici morate dati točno onoliko informacija koliko je dovoljno da znaju vaše stajalište. Pripremite se za detaljnija objašnjavanja ukoliko će željeti znati više podataka.
4. Budite fokusirani - Ukoliko pokušate izložiti sveobuhvatnu prezentaciju u kojoj ćete navesti svaki mogući detalj, vaša publika će se izgubiti u previše informacija. Poslovnu prezentaciju ne smijete doživjeti kao "teren" za raspravu o detaljima, već kao teren na kojem ćete iznijeti skladan sažetak.
5. Budite odlučni - Ukoliko smatrate da ste samo objekt koji izlaže informacije, publika vas neće ozbiljno shvatiti. Izrazite mišljenje i raspravljajte. Pokažite svoju vrijednost time što ćete razgovarati o temi.