Imam 27 godina. Nedavno sam postala voditeljica nekoliko dućana. Nemam mnogo iskustva u izravnoj komunikaciji, pa na sastancima sa suradnicima često osjećam da gubim kontrolu.
Ne snalazim se kad mi postavljaju pitanja tijekom razgovora, osobito pitanja za koja nisam sigurna kako odgovoriti, a da sačuvam svoj autoritet i stručnost. Treba mi vremena da razmislim što reći i kako. Molim pomoć. Dijana
Danas su sastanci/razgovori uobičajen način informiranja, dogovaranja i rješavanja problema te su neizbježan oblik poslovne komunikacije. Kako bismo bili što učinkovitiji u komunikaciji, razgovori trebaju biti efikasni i usmjereni prema željenim ciljevima.
Često se dogodi da sugovornik “odvede” razgovor kao i ostale sudionike od glavnih tema sastanka ili samog razgovora. Želite li sastanak zadržati “u svojim rukama“ tada trebate znati usmjeravati pitanja kao i komentare u željenom smjeru, što nije uvijek jednostavno.
Postavljanje i odgovaranje na pitanja možemo promatrati s dva gledišta. S pozicije onoga tko postavlja pitanja i onoga koji odgovara na pitanje bez obzira okojoj situaciji/temi je riječ.
Oni koji postavljaju pitanja mogu imati različite želje i motive, od iskrene potrebe da dođu do korisne i jasne informacije do zlonamjernih pobuda da isprovociraju ili opstruiraju govornika. Također trebate biti svjesni da mnogi ljudi ne znaju postaviti jasno i potpuno pitanje.
Navodim nekoliko korisnih savjeta koji vam mogu pomoći u komunikaciji sa sugovornikom i svladavanju prepreka pri odgovaranju na specifična pitanja.
1. Što napraviti kad vam postave pitanje na koje ne znate odgovor?
Ako je pitanje vezano uz temu o kojoj raspravljate na poslovnom sastanku bitno je da se ne izvlačite. Jednostavno odgovorite da ne znate, ali dajte jasno do znanja da ćete se potruditi da saznate ono o čemu vas pitaju. Tako ostavljate dojam iskrenosti, profesionalnosti i učvršćujete svoju poziciju autoriteta.
2. Što kad vam postave pitanje o nekom strogo povjerljivom podatku?
Odgovor da niste slobodni dati taj podatak ili informaciju ne bi bio poželjan. Radije objasnite razloge povjerljivosti i pripišite ih kompaniji, zakonitosti, sindikatu, privatnosti, konkurenciji ili nekom drugom opravdanom razlogu.
3. Što učiniti kad vam postave pitanje koje nije vezano uz temu sastanka?
Na takvo pitanje odgovorite direktno i vrlo kratko. Možete reći da to nije tema ovog sastanka. Također, prihvatljivo je da kažete nešto u stilu da o tome imate neke informacije koje s osobom možete prodiskutirati drugom prilikom ili nakon što završite sastanak.
4. Što napraviti kad vam postave pitanje kojim se traži proricanje neke budućnosti?
Nemojte nikada davati prognoze za budućnost, jer to ljudi najčešće kasnije koriste kao neku vrstu osobnog obećanja. Ispričajte se jednostavno osobnim stavom ili politikom kompanije.
5. Što napraviti kad vam postave pitanje vezano uz neku neistinu ili provokaciju?
To je uvijek bačena udica i nemojte se upecati. Ne ulazite u dokazivanje i nemojte dozvoliti da vas pitanje izbaci iz takta. Kratko i jasno odgovorite: “Ne“ i uspostavite čvrst kontakt očima s osobom koja je postavila pitanje.
6. Što kad vam postave pitanje vezano uz neku opravdanu krivnju?
Krivnju u načelu nikad ne priznajemo osim ako nije osobne prirode. Kad postoji opravdana krivnja u poslovnom odnosu, a nije osobne prirode, poželjno je koristiti amortizaciju u odgovoru. Ponovite pitanje, složite se, ali nemojte zaboraviti i dodati neke činjenice koje opravdavaju krivnju ili nastalu situaciju.
>>Kako reći NE i zadržati dobar odnos? Da, i to se može
>>'Ne mogu vjerovati da svaki put naletim na osobu koja će me razočarati i povrijediti'