Pred Vama je 9. predavanje Virtualne učionice pisanja EU projekata - fleksibilnog, virtualnog i besplatnog tečaja kako uspješno napisati EU projekt.
Kurikulum kao i sva dosad objavljena predavanja i zadaće možete naći klikom na link. Na Facebooku je otvorena grupa za polaznike Virtualne učionice. Na njoj možete postavljati pitanja, komentirati i rješavati zadatke zajedno s drugim polaznicima.
Proračun projekta predstavlja sastavni dio dokumentacije koju je potrebno izraditi za prijavu projekta na neki od natječaja za bespovratna sredstava. Pogreške u izradi proračuna ponekad su manje važne jer ne utječu na uspjeh provedbe projekta, no zbog nekih pogrešaka mogu se pojaviti značajni problemi u kasnijoj fazi projekta te je stoga dobro pripaziti da se svaki trošak ispravno navede.
Vezanost proračuna za projektne aktivnosti
Proračun projekta mora biti usko vezan na projektne aktivnosti te se u idealnoj situaciji proračun razrađuje istovremeno s aktivnostima projekta. Obično se aktivnosti grupiraju u skupine odnosno komponente projekta, koje su direktno vezane na rezultate i specifične ciljeve projekta. Komponente se raščlanjuju na detaljne aktivnosti u kojima je potrebno identificirati sve troškove koji nastaju provedbom tih aktivnosti. Na taj način proračun će odraziti realno stanje i otkloniti opasnost od neuključivanja nužnih troškova u proračun. Troškovi koji obično nastaju u projektnim aktivnostima su troškovi ljudskog rada, troškovi putovanja, kupnja opreme koja služi projektu, podugovaranje različitih usluga, uredski troškovi itd.
Da bi troškovi postali dijelom proračuna, oni moraju biti prihvatljivi prema kriterijima prihvatljivosti iz Uputa za prijavitelje te moraju biti nužni za provedbu projekta odnosno vezani na aktivnosti. Svi troškovi u proračunu moraju se navesti u eurima, a iznosi moraju biti iskazani bez poreza na dodanu vrijednost (PDV), jer će se od plaćanja istog osloboditi posebnom procedurom tijekom provedbe projekta, kako je predviđeno člankom 102. Pravilnika o PDV-u. Visina troška treba se temeljiti na realnim cijenama na tržištu. Eventualni doprinosi u naravi ne upisuju se u proračun.
Kod izrade proračuna potrebno je izbjegavati paušalno određivanje iznosa jer nerazrađeni troškovi često rezultiraju pretjeranim ili podcijenjenim iznosima stvarnog troška. Primjerice, umjesto da se u projektu navodi da je trošak konferencije 8 000 eura, bolje bi bilo raščlaniti trošak konferencije na pojedine troškove. U tom primjeru, to može biti trošak najma konferencijske dvorane i opreme, trošak prevoditelja, cateringa, predavača itd. Potrebno je razmisliti koja je najmanja jedinica po kojoj će se trošak identificirati, primjerice hrana i piće po polazniku, za putovanja to mogu biti kilometri ili putne karte, za publikacije broj stranica ili kartica teksta itd. Za dobivanje što točnijih iznosa predviđenih troškova dobro je napraviti istraživanje tržišta odnosno pogledati cjenike od barem 3 firme ili, ako to nije moguće, zatražiti barem nekoliko ponuda.
Obrazac proračuna
Obrazac proračuna obično je zadan u Excel formatu. Cilj obrasca proračuna je identifikacija i opravdanje svih resursa potrebnih za provedbu aktivnosti projekta. Obično se obrazac sastoji od nekoliko dijelova. U programu IPA prvi dio obrasca proračuna odnosi se na detaljnu listu troškova koji nastaju provedbom projekta zajedno sa specifikacijama naziva troška, količine, jedinične cijene i ukupnog troška. Proračun se često iskazuje prema godinama u kojima će nastati što znači da se trošak treba razdvojiti po svakoj godini projekta. U drugom dijelu donosi se obrazloženje potrebe za troškom i obrazloženje cijene. Radi se o narativnoj tablici koja se sastoji od specifikacije troškova, pojašnjenja troška i njegove povezanosti s aktivnosti te izvora cijene koja je stavljana u proračun. U trećem dijelu potrebno je posebno iskazati izbore financiranja projekta koji se obično dijeli na izvor iz programa iz kojeg se sredstva traže i vlastite izvore financiranja (sufinanciranje prijavitelja i partnera).
Proračunska poglavlja i stavke
U progračunu programa IPA postoji šest glavnih proračunskih kategorija sa potkategorijama. Glavne kategorije i potkategorije ne smiju se mijenjati niti se smiju dodavati nove, a proračun se popunjava otvaranjem linija ispod ponuđenih kategorija troškova. Sve stavke moraju biti imenovane i numerirane u padajućem nizu, a tamo gdje postoji više različitih nabava potrebno je napraviti i podredove za svaku proračunsku stavku.
1. Ljudski resursi
Svaka projektna aktivnost iziskuje određen ljudski rad te je utoliko veličinu projektnog tima moguće procijeniti sagledavajući opise poslova i vrijeme provedbe svake pojedine aktivnosti. Stoga je potrebno pribilježiti sve radno intenzivne aktivnosti zajedno s opisom i količinom rada. Kada se sve aktivnosti popišu i rasporede u dugu listu opisa poslova s naznakama trajanja poslova u danima, tada se može pristupiti raspodjeli tih poslova na pojedine članove projektnog tima. Ovisno o kompleksnosti projekta, tim koji provodi projekt idealno se sastoji od voditelja projekta, asistenta voditelja i financijskog stručnjaka. Ovisno o sektoru i sadržaju projekta, u kategoriju ljudskih resursa dodaju se i razni drugi tehnički stručnjaci.
2. Putovanja
Putovanja su prihvatljiv trošak u projektima, a upisuju se u poglavlje Ljudski resursi, potkategorija Dnevnice i u poglavlje Putovanja. Dnevnice se odnose na iznose koji se mogu dodijeliti osobama koje rade na projektu ili primjerice prisustvuju nekom događaju. Osim toga, putni troškovi mogu se iskazati u poglavlju Putovanja, i to kroz korištenje aviona, autobusa, privatnog automobila itd.
3. Oprema
Oprema koju se želi kupiti projektom mora biti vezana za aktivnosti projekta te nakon kupnje služiti identificiranim krajnjim korisnicima projekta. U proračunu je osim pojašnjenja troškova i cijena potrebno i specificirati zašto je kupnja opreme neophodna za provedbu projekta, koja je direktna povezanost opreme i projektnih aktivnosti te je potrebno navesti kratke specifikacije odnosno opis opreme. Kako bi se izrazile cijene opreme, potrebno je napraviti istraživanje tržišta pri čemu treba imati na umu da dobavljač moraimati sjedište i oprema mora imati porijeklo u prihvatljivom području (EU, zemlje korisnice IPA-e, zemlje Europskog ekonomskog područja). Oprema koja se nabavlja može biti namještaj, kompjutorska oprema, specijalizirana oprema koja služi projekti itd.
4. Lokalni ured
Ovo poglavlje u proračunu postoji ukoliko se otvara novi ured koji će se koristiti samo za potrebe projekta i u tom slučaju predviđeni su troškovi najma prostorija, uredskog materijala, režija i slično. U većini projekata korisnik projekta i njegovi partneri koriste vlastite prostore i takvo trošenje vlastitih resursa za potrebe projekta dopušteno je, a nastali troškovi pokrivaju se administrativnim troškovima projekta.
5. Ostali troškovi i usluge
U ovom poglavlju iskazuju se raznoliki troškovi i usluge potrebni za projekt, a koji se podugovaraju. To su primjerice troškovi izrade brošura, letaka i ostalih promotivnih materijala, troškovi vidljivosti projekta (reklame, Internet stranice), troškovi vanjskih stručnjaka (izrada studija, istraživanja itd.), troškovi konferencija, prevoditeljske usluge itd. U ovo poglavlje moguće je smjestiti i troškove revizije i evaluacije projekta.
6. Razno
Kao što i naziv sugerira, ovo poglavlje previđeno je za sve ostale vrste troškova koji mogu nastati u provedbi projekta, a koji nisu predviđeni zadanim proračunskim stavkama u ostalim poglavljima. Ovo poglavlje služi projektima koji su specifični i koji stoga imaju troškove koji se ne pojavljuju često te stoga nisu predviđeni uobičajenim proračunom projekta. Tu se mogu svrstati primjerice građevinski radovi, snimanje opsežnijeg video materijala i slično.
Rezerva i administrativni troškovi projekta
Predviđena je mogućnost rezerviranja sredstava za tzv. rezervu (eng. contingency) u iznosu od maksimalno 5% ukupnih prethodnih prihvatljivih direktnih troškova. Obično prijavitelji projekta ovaj iznos stavljaju u proračun ukoliko postoje određeni rizici u aktivnostima projekta koji mogu dovesti do povećanja troškova. Najčešći primjer za to su aktivnosti koje sadrže građevinske radove ili druge slične financijski visoko rizične aktivnosti. Iznos iz rezerve može se tijekom provedbe projekta koristiti samo uz jasno obrazloženje nastale potrebe i pismenu dozvolu ugovornog tijela. Rezerva je zapravo direktni trošak projekta čija namjena još nije alocirana.
Administrativni troškovi obično pokrivaju hladni pogon projekta, odnosno indirektne troškove korisnika sredstava, a često se radi o troškovima režija, najma, čišćenja prostorija, uredskog materijala itd. Administrativni troškovi ne mogu iznositi više od 7 % ukupnih prihvatljivih troškova, a predstavljaju indirektne troškovi koji nisu pokriveni niti jednom drugom proračunskom stavkom.
Zaključak
Izrada proračuna opsežna je i relativno komplicirana aktivnost, no nužna u izradi svake projektne aplikacije odnosno prijedloga projekta. Kod izrade proračuna treba pripaziti da svi troškovi koji će nastati direktno u provedbi aktivnosti budu predviđeni u proračunu, dok istovremeno treba obratiti pažnju da se navedenim troškovima ne pretjeruje te da oni budu realni u iznosima i količini. Kao i projektni prijedlog, proračun treba biti izrađen na način da su troškovi jasni onome tko prvi put čita projekt ili samo njegov proračun.
Napomena: Točni rezultati zadaća moći će se provjeriti na ovoj stranici sljedeći ponedjeljak. Na zadatke nije moguće dobiti individualne komentare.