Ako ste razmišljali o prijavi svog projekta za financiranje iz pretpristupnih fondova Europske unije, ovaj će vam tekst pružiti uvid u nekoliko najčešćih preduvjeta i pogrešaka prilikom prijavljivanja zanimljivih projekata. Uspješno povlačenje sredstava uglavnom ovisi o pripremljenosti nacionalnih institucija (ministarstava, provedbenih tijela/agencija itd.), dok drugu stranu 'potražnje' čine krajnji korisnici sredstava iz pretpristupnih fondova, dakle civilni sektor (nevladine udruge), poduzetnici i sl.
Prvi uvjet za uspješno povlačenje sredstava jest imati odličan i entuzijastičan tim unutar organizacije (dovoljan je i jedan voditelj projekta koja ima potpunu organizacijsku podršku svih službi unutar organizacije), dobre partnere (poželjno da partneri imaju prethodnog iskustva s europskim projektima) te dovoljno vremena za pripremu projekta. U prvoj fazi prijavitelji prijavljuju tzv. 'Concept note' koji, nakon uspješne prve evaluacije, onda vodi ka pisanju potpunog projektog prijedloga. Prva ključna kategorija jest – prihvatljivost projektne ideje/kompatibilnost. Bilo bi za početak nužno identificirati potrebu samog prijavitelja – odnosno područje koje prijavitelj želi poboljšati financiranjem iz europskih sredstava. Nakon toga nužno je istražiti u kojoj mjeri te potrebe ili ideje odgovaraju potrebama identificiranim u strateškim dokumentima (nacionalnim, lokalnim 'krovnim', 'makro' dokumentima).
Ako postoji komplementarnost između potreba prijavitelja i potreba više 'makro' razine, prvi je uvjet zadovoljen. U sljedećem koraku prijavitelji trebaju konzultirati 'Godišnji plan dodjele bespovratnih sredstava' na internet stranicama provedbenih tijela, koja između ostalog nude sve potrebne informacije o natječajima kao i najavljuju ih. Pozivi na podnošenje projektnih prijedloga sadrže sve nužne podatke: ciljeve, prioritete i očekivane rezultate (vidi tzv. 'makro' strategije), popis prihvatljivih prijavitelja i partnera, dostupne iznose te postotak sufinanciranja od strane prijavitelja i rokove za prijavu na natječaj. Nešto detaljnije i relevantnije su 'Upute za prijavitelje projekata', koje između ostalog informiraju i o maksimalnim iznosima na koje projekt može glasiti kao i uvjete koje prijavljeni projekt mora zadovoljavati kako bi bio prihvatljiv, popis prihvatljivih troškova, pojašnjenje sustava evaluacije pristiglih ponuda te popis najvažnijih datuma. Nije naodmet naglasiti da je službeni jezik projektne dokumentacije engleski.
Vrijeme je druga ključna kategorija za uspješnost projekta. Nužno je uzeti vremena za razmišljanje o kompatibilnosti kvalitetne ideje s kvalitetnim projektnim prijedlogom, ali i istražiti prethodne natječaje na mrežnim stranicama provedbenih tijela u kojima se jasno može vidjeti model pisanja projekta i elaboriranja ideje po komponentama.
Ipak, pisanje uspješnog projekta nije u toj mjeri plošno te se naši prijavitelji često spotaknu o nekoliko tipičnih pogrešaka u pripremi projekta. U odnosu na gore spomenuto, na razini pisanja 'Concept notea', događaju se, primjerice, banalne pogreške poput slanja nepotpune dokumentacije, dokumentacije pisane rukom na hrvatskom jeziku, traži se veći iznos sredstava od zadanog maksimuma - pogreške koje u odnosu na gore spomenuto informiranje navode na zaključak da su neki prijavitelji nedovoljno oprezni sa zadovoljenjem temeljnih (navedenih) uvjeta. Često se na ovoj razini događaju i nešto sofisticiranije pogreške poput nedovoljno dobro i detaljno definirane ciljane skupine, nedefiniranih krajnjih korisnika projekta, neusklađenosti projekta s regionalnom i lokalnom politikom ('makro' dokumenti) ili nedosljednost idejnog plana projekta i njegova neusklađenost kao cjelina.
Ipak, stvar je ozbiljnija u fazi pisanja potpunog prijedloga projekta gdje potencijalni korisnici zanemare vlastite financijske i operativne kapacitete ili primjerice nedovoljno elaborirane aktivnosti projekta, nekonzistentnost predloženih aktivnosti i očekivanih rezultata ili primjerice netočni izračuni u proračunu. Općenito, sve spomenuto vrijedan je proces učenja (koji ponekad ima i cijenu) za mogućnosti koje nam u Hrvatsku stižu ulaskom u Europsku uniju. Zato uložite u učenje i naučite na greškama.
Ako su im to pogreske, nisu zasluzili ni jedan euro.