Pred svaku organizaciju bilo ona profitnog ili neprofitnog tipa postavljaju se ciljevi sa raznih strana čije ostvarenje opravdava svrhu njihovog postojanja. Kad se govori o profitnim organizacijama, ciljevi su prije svega postavljeni od strane vlasnika te su usmjereni k masimalizaciji profita. Ciljevi neprofitnih organizacije usmjereni su k efikasnom utrošku pribavljenih sredstsva za ostavrenje funkcije za koju su osnovane (pružanje usluga iz područja zdravstva, socijale, obrazovanja i sl.).
Odgovornost za ostvarenje poslovnih ciljeva prije svega leži na upravi organizacije, tj. menadžmentu koji u tu svrhu priprema planove te uspostavlja potrebne poslovne procese koji vode k ostavrenju definiranih ciljeva. Ipak poslovanje svake organizacije svakodnevno je izloženo rizicima koji prijete iz vanjske okoline ili unutar same organizacije koji mogu ugroziti ostvarenje tih ciljeva. Kako bi se takvi rizici pravovremeno identificirali te poduzeli potrebni koraci, neophodna je uspostava adekvatnog sustava internih kontrola. Interne kontrole su procesi i aktivnosti unutar organizacije kojima se osigurava operativna učinkovitost poslovanja, usklada poslovanja sa zakonima i propisima te točnost i pravovremenost financijskog izvještavanja.
Glavne komponente sustava internih kontrola su kontrolna okolina, sustav upravljanja rizicima, kontrolne procedure, informacijski sustav te nadzor.
Kontrolna okolina
Kontrolna okolina predstavlja temelj svakog efikasnog sustava internih kontrola. Kroz uspostavu pozitvne kontrolne okoline, organizacija promiče važnost integriteta, podjele između funkcija upravljanja i nadzora na najvišoj razini, podjele dužnosti na svim razinama organizacije, važnost stručnosti (kompetentnosti) zaposlenika te odgovornosti za ostvarenje ciljeva.
Važnost poslovnog integriteta, etičnosti u poslovanju i poštivanja zakonskih propisa promiče se definiranjem procedura, te standarda (kodeksa) ponašanja koji obuhvaćaju cjelokupnu organizacijsku strukturu te su uključeni u sve poslovne procese. Vrlo je bitno sve elemente organizacije a posebno zaposlenike upoznati sa internim procedurama i standardima te utvrditi adekvatne sankcije za nepoštivanje definiranih pravila.
Efikasni sustav internih kontrola (kod organizacija gdje postoji odvajanje funkcija upravljanja i vlasništva) podrazumijeva podjelu između funkcije upravljanja organizacijom od strane uprave tj. menadžmenta te nadzorom od strane nadzornog odbora ili vlasnika. Dužnost menadžmenta jest usmjeravti poslovanje k ostvarenju ciljeva organizacije, a odgovornost nadzora jest nadzirati da menadžment usmjerava poslovanje ispunjenju ciljeva organizacije a ne ispunjenju vlastitih ciljeva.
Osim raspodjele dužnosti između funkcije upravljanja i nadzora na najvišoj razini organizacije, za učinkovito djelovanje internih kontrola vrlo je bitna raspodjela dužnosti unutar poslovnih procesa na svim razinama organizacije. U sklopu toga, potrebno je definirati da za svaku poslovnu aktivnost koja je bitna za ostvarenje ciljeva postoji neovisni kotrolni mehanizam koji kontrolira djelovanje te aktivnosti.
Temelj svake uspješne organizacije predstavljaju zaposlenici te organizacija kroz selekcijski proces treba težiti k zapošljavanju najstručnijih kadrova kao i voditi računa o njihovom kontinuiranom stručnom usavršavanju.
Piše: Senior Manager iz odjela revizije Crowe Horwatha Marinko Matković
Kako bi se pratila definirana podjela dužnosti, tj. odgovornost pojedinog faktora organizacije(prije svega ljudskog) za ostvarenje ciljeva, organizacija treba razviti sustav mjerenja učinkovitosti te nagrađivanja za doprinos ostvarenju sveukupnih ciljeva organizacije.
Sustav upravljanja rizicima
Rizici su neželjeni događaji koji mogu imati negativne posljedice za poslovanje organizacije te ugroziti ostvarenje ciljeva.
Takvi dođaji mogu nastati unutar organizacije, ali proizlaze i iz djelovanja vanjske okoline koja okružuje organizaciju. Unutarnji rizici mogu proizlaziti iz implementacije novih poslovnih procesa, zapošljavanja novih zaposlenika, uvođenja nove tehnologije i sl. Vanjski rizici proizlaze prije svega iz regulatornog, političkog, ekonomskog i sociološkog okruženja.
Kako bi se moglo pravoremeno reagirati na takve događaje, potrebno je uspostaviti efikasni sustav upravljanja rizicima koji se prožima kroz cjelokupnu organizaciju na svim razinama. To je sustav koji će pravovremeno identificirati rizik, procjeniti potencijalni učinak kao i vjerojatnost njegovog nastanka te predložiti mjere za upravljanje rizikom. Mjere za upravljanje mogu biti prebacivanje rizika na treću stranu (npr. putem osiguranja, hedginga i sl.), uklanjanje uzroka nastanka rizika (ukoliko je to moguće), prihvaćanje rizika (zbog male vjerojatnosti nastanka i/ili zanemarivog negativnog učinka) ili implementacijom adekvatnih kontrolnih procedura.
Kontrolne procedure (aktivnosti)
Kao što je prethodno navedeno, kontrolne procedure predstavljaju jednu od najčešćih mjera upravljanja rizikom. Uključuju razne aktivnosti poput odobravanja (autorizacije), provjeravanja, usklade, praćenja učinkovitosti, zaštite imovine i resursa, te podjele dužnosti.
Mogu se provoditi od strane ljudskog faktora ili mogu biti implementirane u sklopu informacijskog sustava (automatske kontrole). U odnosu na način djelovanja mogu biti preventivne tj. djelovati na način predviđanja nastanka rizičnog događaja i preventivnog5 djelovanja ili detektivne na način da naknadno otkrivaju i otklanjuju posljedice takvog događaja.
Informacijski sustav
Kako bi se pratilo ostvarenje ciljeva, identificirali rizici, te donosile potrebne odluke, informacijski sustav organizacije mora osigurati točne, potpune i pravovrmene informacije. Kvalitetan informacijski sustav omogućava generiranje izvještaja koji sadrže financijske i nefinancijske (operativne) podatke, koji prate tekuće poslovanje, te ga uspoređuju s postavljenim ciljevima (npr. sustav budžetske kontrole). U tu svrhu informacijski sustav osim internih podataka mora prikupljati i podatke iz vanjske okoline te ih pretvarati u informacije relevantne za donošenje odluka.
Kako bi se takve informacije učinkovito prenosile unutar organizacije između vlasnika, nadzornih organa, menadžmenta i zaposlenika kao i između organizacije i vanjske okoline, neophodno je uspostaviti efikasne kanale komunikacije. Takvi kanali bi trebali omogućiti zaposlenicima (zviždačima) mogućnost izražavanja nezadovoljstva te prijave internih krađa, prijevara te uočenih kršenja internih procedura i standarda najvišim razinama organizacije.
Nadzor
Nadzor predstavlja zadnju komponentu sustava internih kontrola te podrazumijeva provjeru i ocjenu učinkovitosti djelovanja prethodno navedenih komponenti. Nadzor je prije svega potreban na najvišoj razini tj. nad radom menadžmenta od strane vlasnika, tj. predstavnika vlasnika (nadzornog odobora). Budući da interes menadžmenta nije uvijek u prvom redu ostvariti ciljeve osnivača organizacije već vlastite (npr. ostvarenje bonusa), kontinuirani nadzor rada uprave je neophodan.
Nadalje kao što je ranije navedeno, odgovornost za ostvarenju poslovnih ciljeva leži na menadžmentu. Menadžment će u tu svrhu uspostaviti poslovne procese u sklopu kojih će definirati pravila ponašanja, odgovornosti i dužnosti za provođenje svakodnevnih aktivnosti kao i provoditi nadzor nad odvijanjem tih procesa kroz organizacijsku strukturu. U slučajevima većih i kompleksnijih organizacija, kao i tamo gdje to zakon nalaže, menadžment će uspostaviti funkciju interne revizije koja operativno provodi funkciju nadzora nad djelovanjem kontrola. Budući da uspostavljanje takve funkcije unutar manje organizacije može predstavljati značajan trošak, a potreba nadzora nije kontinuirana, za povremene angažmane na obavljanju poslova interne revizije mogu se angažirati vanjska specijalizirana revizorska društva.
U uvjetima jake globalne konkurencije i gospodarske krize, za opstanak i rast na tržištu neophodno je jasno definiranje poslovnih ciljeva, definiranje planova za njihovo ostvarenje, uspostavljanje adekvatnih poslovnih procesa ali i kontinuirani nadzor nad ostvarenjem ciljeva. U tu svrhu je danas više nego ikada važno uspostavljanje ekikasnog sustava internih kontrola koji će usmjeravati poslovanje organizacije u zacrtanom smjeru. Budući da su domaći poslovni subjekti u značajnoj mjeri izloženi globalnoj konkurenciji gdje se pitanju unutarnje kontrole pridaje velika važnost, od presudne je važnosti da se i kod domaćih poslovnih subjekata tom pitanju posveti dužna pažnja.