Svi poslovni subjekti, koji su ujedno i porezni obveznici, moraju čuvati poslovnu dokumentaciju određeni vremenski period, ovisno o vrsti dokumenata i periodu na koji to propisuje Zakon o računovodstvu. Tako se neki dokumenti moraju čuvati 10, neki 11 godina, a neki trajno, uključujući financijske izvještaje, godišnje izvješće i revizorsko izvješće (ako su obveznici revizije). Isti Zakon propisuje i kazne za nepoštivanje rokova za čuvanje dokumentacije, a one iznose više desetaka tisuća kuna.
Nestaje problem prostora i rizika od slučajnog uništavanja
Do digitalizacije, poduzetnici su svoje dokumente čuvali u registratorima, posebnim fasciklima, ormarićima pod ključevima i osiguravali dodatne prostorije i ormare za pohranu kako bi tvrtka rasla. No s pojavom digitalne arhive, odnosno elektroničkog arhiviranja, otvorio se cijeli novi digitalni svijet, koji gotovo da stvara ured bez papira, a problem fizičkog odlaganja nestaje.
Osim toga, nestaju i svi drugi rizici vezani uz fizičko pohranjivanje, uključujući gubljenje dokumenata te njihovo uništavanje uslijed utjecaja vremena ili nesreće poput požara ili poplava.
Pronalazak dokumenata postaje brži i lakši
S FINA e-Arhivom zaokružuje se proces digitalizacije tvrtke. Svi razmijenjeni e-računi se automatski arhiviraju, a korisnik sam odabire parametre po kojima će ih pretraživati.
Također, uz FINA e-Račune besplatno se pohranjuju i svi ostali prilozi koji dolaze uz njih, a u FINA e-Arhiv mogu se pohraniti i svi ostali poslovni dokumenti. Velika je prednost što pretraživanje dokumenata sada postaje puno lakše, uz nekoliko klikova mišem, a pristupiti im mogu svi zaposlenici kojima se to omogući.
Time nestaje problem dostupnosti dokumenata te se omogućuje brži i lakši rad, neovisno gdje radite, od doma ili iz ureda. Također, dokumenti potpisani digitalno se u tom obliku i trebaju i čuvati, odnosno arhivirati, jer u protivnom, printanje i ponovno fizičko skladištenje nema smisla, a osim toga, ne bi bili ni važeći.
Mogu ga koristiti svi
Poslovni subjekti svih veličina i neovisno o vrsti elektroničke dokumentacije mogu koristiti FINA e-Arhiv, a vrlo je koristan i obveznicima predaje obrazaca u sustav ePorezna, e-Trošarine, e-Zdravstveno, e-Mirovinsko.
Osim ubrzavanja poslovnih procesa, lakšeg i bržeg pristupa dokumentima te uštede vremena i novca, visoka razina sigurnosti jedna od najvećih prednosti kod elektroničkog pohranjivanja.
Dvije su opcije, ovisno o potrebama
Korisnici mogu pohranjivati dokumente kroz web aplikaciju FINA e-Arhiv ili e-Arhiv integrirati sa svojim poslovnim sustavom te tako potpuno automatizirati arhiviranje. Koju god opciju odabrali, i jednu i drugu prate certifikati koji pružaju visoku razinu sigurnosti, a budući da svi FINA e-Računi imaju e-potpis i vremenski žig dodatno se osigurava autentičnost dokumenta za cijelo vrijeme pohrane. Također, svi pohranjeni dokumenti, uz e-račune, imaju e-potpis i vremenski žig za cijelo vrijeme trajanja pohrane.
Arhivirati se mogu i osobni i dokumentaristički dokumenti
U FINA e-Arhiv, osim e-računa, možete pohraniti i ostale dokumente koje želite arhivirati u digitalnom obliku. To se odnosi na građane koji imaju potrebu za čuvanjem osobne dokumentacije ali i sve one koji žele na sigurnom mjestu čuvati dokumentarističku i arhivsku građu.
Želite li digitalizirati svoje poslovanje ili arhivirati svoju osobnu dokumentaciju, obratite nam se s povjerenjem!
