Prvoga radnog dana u Googleu, 2011. Rodolpheu Dutelu činilo se kao da je došao u školu za čarobnjake Hogwarts; bio je uzbuđen i ne posve siguran što će mu biti zadaci. Unatoč svemu, bio je sretan na iskustvu koje će dobiti. Iduće dvije godine uvježbavao je Googleove zaposlenike kako da se koriste Gmailom i kako da ga "prodaju" raznim kompanijama svih veličina. Iako u Googleu više ne radi, navike koje je ondje stekao i naučio, koriste mu i danas. Stoga je odlučio podijeliti svojih 7 najomiljenijih savjeta za korištenje Gmaila na gadgetima koji nisu velika novost, ali pomažu uštedjeti vrijeme, napisao je na portalu Motto.
1. Osposobite "Undo send" opciju za uređivanje poruke e-maila u posljednji trenutak:
Jeste li ikada u posljednji trenutak uočili veliku gramatičku pogrešku, no u brzini ste ipak stisnuli send? Bez straha koristite ovu opciju koja pomaže stopirati slanje e-maila za kratko vrijeme kako biste poštu mogli ispraviti.
2. Koristite uopćene sadržaje poruka kako biste uštedjeli vrijeme
Nevjerojatan je postotak e-mailova koje šaljemo, a imaju vrlo sličan sadržaj – najčešće kad se referiramo na nešto o čemu je već postojala korespondencija. Te duge poruke mogu biti standardizirane i prilagođene za svaki individualni razgovor. Napišite poruke i spremite je u Canned Responsed kako biste ih mogli iskoristiti u budućnosti.
3. Gmail možete koristiti i ako ste izvan mreže (offline)
Jedan od izazova je i raditi dok ste izvan mreže.
Ako često putujete i nemate baš uvijek pristup mreži, dobro je znati da postoji opcija Gmail Offline, aplikacija koja podupire pristup e-mailu bez spajanja na mrežu. Dakle, imate pristup svoj ranije pristigloj pošti i možete koristiti sve dokumente spremljene na Drive offline.
4. "Pauzirajte" svoj inbox kako biste onemogućili odvraćanje pažnje
Mnogi si ne mogu pomoći jer kad vide da je stigla nova pošta u inbox moraju pogledati o čemu se radi. I tako pošta tijekom dana stiže, a korisnik se ne uspijeva usredotočiti na posao... Najbolje rješenje je Inbox Pause koji omoguće da radite svoj posao te da zadržava e-mailove kako se ne bi pojavili u inboxu sve dok niste spremni za njih.
Stisnite "pause" u inboxu, a potom i "unpause" kako bi poruke stigle do vas.
5. Smanjite gužvu tako da se odjavite s e-mailing liste
Nije neobično biti na raznim e-mailing listama, zbog čega se lako može izgubiti kontrola nad pristiglom poštom. Stoga, upoznajte Unroll.me, besplatni alat koji pomaže organizirati e-mailove s newsletterima i ostalim pretplatama. Autor teksta se uz ovu pomoć u četiri minute odjavio sa 64 pretplate, a zadržao ih je 27.
6. Čuvajte svoj Gmail sigurnim uz dvije provjere autentičnosti
Na Gmailu čuvamo gotovo sve naše korespondencije, fotografije, dokumente i telefonske brojeve. Neki na njemu drže i lozinke te ostale ne-Googlove usluge koje su im potrebne za posao. Zbog toga je jako važna privatnost.
Najbolji način zaštite je aktivacija provjere autentičnosti koja znači da će vam trebati i lozinka te jedinstveni kod koji stiže preko aplikacije ili SMS-a. I razne druge aplikacije i usluge koriste dvoznačnu provjeru autentičnosti poput Dropboxa, Applea, Facebooka, Twittera, GitHuba i Buffera.
Ujedno, dodatni sigurnosni ključ za korisnike Gmaila koji se spajaju sa različitih računala je da osvijeste kako mogu biti priključeni na različitim gadgetima. Možete provjeriti je li vaš Gmail otvoren negdje drugdje te se odlogirati ako je tako pomoću jednog klika.
7. Više konteksta uz Gmail notifikacije
Kad koristimo WhatsApp, dobijemo obavijest da je poruka uspješno poslana, uspješno isporučena te da ju je korisnik pročitao. Kad koristimo Facebook Messenger, dobijemo iste takve podatke. Sve to možete i sa Sidekickom, freemium aplikacijom za gadgete. On će pomoći da vidite tko je vašu poruku primio i pročitao.
>> Evo što se sve može s G-mailom!
