General Data Protection Regulation (GDPR), Uredba EU koja propisuje način upravljanja podacima građana i tvrtki unutar EU, stupit će na snagu u svibnju 2018. Velika promjena u odnosu na trenutačno stanje jest što će se podaci početi tretirati kao imovina i primjenjivat će se rigorozna pravila vezana za njihovo prikupljanje, čuvanje kao i davanje podataka na zahtjev (kazne su drakonske i iznose do 4% godišnjeg prihoda tvrtke ili 20 milijuna eura po incidentu).
Mnoge analize i istraživanja pokazuju da tvrtke nisu spremne na ovu promjenu (i.e. istraživanje Veritasa iz srpnja pokazuje da je stvarno spremno samo 2% tvrtki iako čak njih 31% misli da je spremno). Očito je da će trebati dodatno poraditi na osvještavanju ove problematike u tvrtkama, njihovoj edukaciji, posljedično stvaranju organizacijske kulture u kojoj svaki zaposlenik odgovorno raspolaže osobnim podacima te izgrađivanju povjerenja sa stakeholderima kad je riječ o procesuiranju informacije. Upravo zbog navedenih razloga odnosi s javnošću vezano za GDPR dobivaju veliku i važnu ulogu.
Što to znači?
– Prije svega unutar tvrtki je potrebno provesti interne kampanje putem kojih će zaposlenici postati svjesni što Uredba propisuje i kada se primjenjuje (ona je iznad nacionalnih zakona, a i vrijedi i za sve one tvrtke koje imaju interakciju s tvrtkama i pojedincima iz EU – više u infografici). Iako će ubuduće jedna osoba biti odgovorna na nivou kompanije za upravljanje podacima (najvjerojatnije Data Protection Officer) i ostali će zaposlenici trebati znati osnove kako pravilno prikupiti osobne podatke, kako ih procesuirati u sustavu te kako se mogu koristiti za daljnju upotrebu.
– Edukacija i stvaranje organizacijske kulture koja odgovorno postupa s osobnim podacima je jedna strana priče, dok je druga predstaviti tvrtku prema van kao partnera koji je odgovoran i kojemu se može vjerovati u vezi s prikupljanjem podataka. Do podataka će se sada dolaziti na teži način jer prije kontakta mora postojati pristanak pojedinca za komunikaciju o točno navedenoj svrsi (tzv. opt in), također podaci se neće moći neovlašteno distribuirati drugim kompanijama, morat će se znati mjesto gdje se nalaze u tvrtki, a ako osoba zatraži svoje podatke na uvid ili želi da se izbrišu iz sustava, tvrtka će to morati moći učiniti. Svi ovi koraci usko su vezani uz povjerenje i reputaciju, dva vrlo važna elementa kojima se bave odnosi s javnošću. Naime, ako pojedinci uvide da tvrtke odgovorno postupaju s njihovim osobnim podacima to će postati još jedan element za izgradnju reputacije, odnosno diferencijaciju prema ostalim tvrtkama te mogućnost da postanu prvi izbor potrošača.
Iz trenutačne perspektive ovo izgleda kao teška misija za tvrtke. Podaci koje sada razne marketinške agencije, marketinški ili prodajni odjeli u tvrtkama imaju na listama temelje se na podacima koji nisu usklađeni, pa će na tome trebati poraditi. Organizacija evenata bit će posebno pogođena, a i nakon samog eventa trebat će postojati posebna dopuštenja za daljnju komunikaciju – bilo da se radi o follow-upu, anketama ili novim eventima…
No, na kraju bi svi mogli biti zadovoljni. Iz perspektive pojedinaca broj raznih elektroničkih newslettera koje dobivaju će se smanjiti, mnogi će odahnuti od zvanja raznih agencija koje telefonski prikupljaju informacije, a sadržaj koji će dobivati bit će onaj za koji su zainteresirani. Iz perspektive tvrtki, one osobe koje će dati dopuštenje za komunikaciju u većoj mjeri će biti zainteresirane za proizvode i usluge tvrtke. Samim time povratna informacija i postotak uspješnosti bit će bolji. Također, odgovorno upravljanje podacima znači i nove prilike, odnosno potencijalno dobivanje novih kupaca. U svakom slučaju vremena do primjene Uredbe je ostalo još jako malo i oni koji prije počnu graditi reputaciju i osvajati povjerenje potrošač, bit će nagrađeni.
Pogledajte i što će se promijeniti uvođenjem eura i hoće li sve poskupjeti:
